Digitalizacja krok po kroku

Naszym zadaniem jest zawsze, niezależnie od tego w jakiej branży funkcjonuje nasz klient, zamiana archiwum papierowego na elektroniczne. Zeskanowana dokumentacja powinna być przejrzysta, użyteczna oraz opisana w sposób pozwalający na szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu.

 

docflow_digital_archiwum-2

W ramach procesu digitalizacji dla naszego klienta podjęliśmy następujące kroki:

1.  Ustaliliśmy z klientem według jakich kryteriów będzie przeszukiwana dokumentacja. Ponadto wykonaliśmy testowe indeksowanie i sprawdziliśmy jego funkcjonowanie w praktyce. Dobrze zdefiniowane na początku indeksy pozwoliły nam na wykonanie usługi zgodnie z oczekiwaniami klienta i  bez konieczności ponoszenia przez niego dodatkowych kosztów.

2.  Zeskanowaliśmy dokumenty z zachowaniem następujących parametrów jakościowych:

  • Tryb skanowania: dwustronny (duplex) – czerń i biel, skala szarości lub kolor
  • Rozdzielczość: 240 dpi, 300 dpi lub 400 dpi
  • Format pliku: PDF (dokumenty wielostronicowe skanowane do jednego pliku)

Zaawansowane oprogramowanie OCR pozwoliło nam na odczytanie zawartości dokumentów, zaindeksowanie ich oraz przeszukiwanie według odczytanej treści.

3.  Automatycznie usuwaliśmy puste strony, więc klient nie poniósł kosztów ich skanowania.

4.  Po zakończeniu procesu skanowania klient zdecydował o przeznaczeniu dostarczonej nam na samym początku dokumentacji. Była ona poddana trzem różnym procesom, została:

  • zwrócona klientowi w stanie, w jakim została wydana lub posegregowana według ustalonych kryteriów,
  • zniszczona (klient otrzymał protokół zniszczenia i nagranie CD dokumentujące niszczenie),
  • zarchiwizowana w pudłach dedykowanych dla tego klienta w archiwum docFlow.

5.  Na koniec przekazaliśmy klientowi skany dokumentów wraz z indeksami oraz umożliwiliśmy mu do nich dostęp za pośrednictwem naszego portalu. Klient może tam korzystać z mechanizmów zaawansowanego wyszukiwania informacji.

Powrót do listy
  • 1 rok wystarczy
  • 8 mln zdigitalizowanych i zindeksowanych stron
  • 24h wystarczą
  • 10 000 faktur zarejestrowanych i zdigitalizowanych

Porozmawiajmy o outsourcingu

pic1

Biuro Sprzedaży

Skontaktuj się

Inne case studies

docflow windykacja
Case study

Pozyskiwanie danych na przykładzie działań dla firmy windykacyjnej

Poznaj szczegóły
docflow_dla_leasingu
Case study

Działania dla klienta z branży leasingowej

Poznaj szczegóły

Zaufali nam:

  • idea-getin-leasing_sm
  • logo-altus_sm
  • logo-taxcare_sm
  • logo_hoist_sm

Ta strona korzysta z plików cookies. Kontynuując przeglądanie strony zgadzasz się na używanie plików cookie. Więcej informacji zamieszczono w naszej polityce prywatności.

zamknij