Oferta
Rozwiązania pozwalające lepiej wykorzystać posiadane zasoby informacji i firmowe archiwa.

Dostęp do dokumentów i danych Klienta zapewniamy przez własne środowisko informatyczne, zabezpieczone przed ingerencją z zewnątrz, a pracownicy Klienta logują się przez szyfrowaną stronę www, aby uzyskać wgląd do zasobów repozytorium.

Oferujemy również możliwość udostępniania dokumentów bezpośrednio w systemach należących do Klienta.

 

Korzyści:

  • elektroniczny dostęp do zasobu  w ciągu 24h od momentu odebrania przesyłki kurierskiej z dokumentem w formie papierowej,
  • możliwość nie tylko wyszukiwania określonego dokumentu, czy zestawu dokumentów dotyczących określonej umowy, ale również tworzenie raportów, wykazów w oparciu o dane pozyskane w trakcie indeksacji np.: wykaz pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim w danym okresie; wykaz umów leasingowych, dla których karty pojazdu zostały wypożyczone leasingobiorcom i nie zostały do dnia raportu zwrócone; wykaz umów kredytowych, które nie posiadają określonego dokumentu (kontrola pracy oddziałów lub partnerów, pośredników),
  • minimalizacja ryzyka utraty dokumentu,
  • dzięki funkcji zarządzania prawami dostępu kontrola nad tym, kto może wyświetlać i edytować poszczególne pliki,
  • oszczędność przestrzeni biurowej i magazynowej.

Tradycyjnym dokumentom papierowym zamienionym na obraz cyfrowy nadajemy kategorie i indeksy, czyli opis według ustalonych z Klientem atrybutów, np.: data umowy, nazwa kontrahenta, nazwisko abonenta itp.

Kategoryzacja i indeksacja pozwalają naszym Klientom precyzyjnie wyszukać określony dokument, jak również poprzez dedykowane raporty ustalić np. które umowy kredytowe posiadają lub nie posiadają określonego dokumentu, w których teczkach osobowych występuje umowa zawarta w określonym terminie.

W wyniku przeprowadzenia tego procesu, Klient otrzymuje w repozytorium wierne odzwierciedlenie struktury dokumentacji i może się sprawnie po nim poruszać. Kategorie i indeksy, które mają być przypisane poszczególnym dokumentom są ustalane z Klientem.

Korzyści:

  • usystematyzowanie dokumentów według wytycznych Klienta,
  • pełna wiedza na temat kompletności i rodzajów dokumentów, które są przechowywane w archiwum,
  • szybki i łatwy dostęp do konkretnych zestawów dokumentów tj. umowa, polisy, aneksy itp.,
  • możliwość tworzenia zestawień dotyczących dokumentacji,
  • możliwość nie tylko wyszukiwania określonego dokumentu, czy zestawu dokumentów dotyczących określonej umowy, ale również tworzenie raportów, wykazów w oparciu o dane pozyskane w trakcie kategoryzacji i indeksacji np. wykaz pracowników przebywających na urlopie macierzyńskie w okresie od – do;  wykaz umów leasingowych, dla których karty pojazdu zostały wypożyczone leasingobiorcom i nie zostały do dnia raportu zwrócone; wykaz umów kredytowych, które nie posiadają określonego dokumentu (kontrola pracy oddziałów lub partnerów, pośredników).

Zapewniamy cykliczne kontrole zarchiwizowanej dokumentacji pod kątem spełniania kryteriów utylizacji, jak również jej brakowanie i niszczenie. Odnosi się to do dokumentacji, dla której minął wymagany przepisami prawa okres przechowywania.

Ponadto naszym Klientom proponujemy również skorzystanie z usługi niszczenia bieżącej dokumentacji przy wykorzystaniu pojemników dostarczanych we wskazane miejsce. Pracownicy Klienta wrzucają niepotrzebne dokumenty do zaplombowanego pojemnika, który po zapełnieniu jest odbierany przez docFlow celem przekazania do zniszczenia. To całkowicie bezpieczny, a przy tym ekologiczny sposób pozbywania się dokumentów, w szczególności poufnych, który eliminuje potrzebę posiadania dodatkowego sprzętu w postaci niszczarki.

Każdy proces niszczenia jest potwierdzany protokołem zniszczenia oraz płytą CD z filmem potwierdzającym to zdarzenie.

Korzyści:

  • kontrola kosztów archiwizacji poprzez brak niepotrzebnego rozrostu zasobów archiwum,
  • bezpieczne i ekologiczne niszczenie dokumentów zbędnych dla Klienta,
  • eliminacja potrzeby posiadania dodatkowego sprzętu biurowego.

Oferujemy przejecie dokumentacji z każdego wskazanego i znajdującego się na terenie całego kraju miejsca, ustalenie terminów, szczegółowości protokołów przekazania, jak również proponujemy dostarczenie pudeł archiwizacyjnych oraz kodów kreskowych w celu właściwego oznaczenia dokumentów.

Dodatkowo oferujemy przejęcie dokumentacji zgromadzonej w archiwach wykorzystywanych przez dotychczasowych dostawców usług archiwistycznych.

W przypadku Klientów, którzy przekazują dokumentację cyklicznie, nawet codziennie z wielu miejsc (oddziałów, placówek) oferujemy usługę kurierską, którą można realizować za pośrednictwem naszego Portalu. Kurier współpracujący z docFlow (lub wskazany przez Klienta) odbierze od Państwa dokumentację, najpóźniej dnia następnego po zamówieniu i dostarczy ją do docFlow.

Korzyści:

  • zorganizowany, bezpieczny transport dokumentacji z dowolnego miejsca,
  • możliwość skorzystania z usług kurierskich z poziomu portalu docFlow,
  • weryfikacja i prawidłowe uporządkowanie zasobów archiwalnych Klienta.

Oferta otwartej teczki to unikalna propozycja dla Klientów z sektora kadrowo – płacowego. Wszystkie dokumenty dotyczące jednego pracownika, a powstające w danym czasie, są układane zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. i archiwizowane w tzw. otwartej teczce, która jest teczką osobową danego pracownika. Tak przechowywana dokumentacja – w pomieszczeniu spełniającym normy  określone w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. – może być w każdej chwili udostępniona Klientowi bądź na wezwanie organu kontrolującego.

Otwarta teczka np. teczka kadrowa jest też skanowana i dostępna dla Klienta w wersji elektronicznej.  Tym samym Klient ma bieżący wgląd  do dokumentów pracowników, mimo że dokumenty znajdują się w docFlow.

Ponadto dzięki zindeksowanym dokumentom (patrz: Kategoryzacja i indeksacja) Klient ma możliwość generowania zestawień dot. struktury zatrudnionych pracowników np. zestawienie pracowników, którzy mieli zmienione umowy aneksem; którzy przeszli na umowę o pracę, albo otrzymali dofinansowanie od firmy.

docFlow jest wpisana do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych – Zaświadczenie nr 17 z dnia 20 października 2016 r.

Korzyści:

  • stały dostęp do aktualnej, uporządkowanej i kompletnej teczki dotyczącej konkretnej sprawy, bądź konkretnego pracownika,
  • możliwość generowania zestawień, raportów, wykazów,
  • dostęp do najbardziej potrzebnych informacji, prezentowanych w przejrzysty sposób,
  • przeniesiona odpowiedzialność za przechowywanie i utrzymanie struktury dokumentacji zgodnie z wymogami prawa na docFlow.

To usługa dla Klientów, którzy chcą pozyskać określone dane z dokumentów, przy czym nie potrafią wskazać, w których dokumentach są lub mogą być poszukiwane dane (np. firmy windykacyjne), jak również dla takich Klientów, którzy chcą w bardzo krótkim czasie pozyskać ściśle określone dane z precyzyjnie wskazanych dokumentów np. dane z faktur niezbędne do ich zaksięgowania.

Zeskanowaną dokumentację poddajemy procesowi rozpoznawania tekstu z użyciem autorskiego systemu, który wspomaga wprowadzanie danych oraz narzędzi do walidacji. Nasz system i przeszkolony zespół pozwalają nam działać na dużą skalę.  Możemy na bieżąco zasilać bazy danych naszych Klientów świeżymi informacjami, uzupełnionymi o dane z  dowolnie dużych pakietów dokumentów.

Tam, gdzie ważny jest czas np. z uwagi na ustawowe terminy (w przypadku firm księgowych), gwarantujemy rejestrację, skanowanie i pozyskanie danych w ciągu 24 godzin (dla bieżąco spływającej dokumentacji).

Pozyskane dane przekazujemy na standardowych nośnikach (DVD, pendrive), a Klienci którzy zdecydują się na integracje własnych systemów z systemami docFlow, maja dostęp do pozyskanych danych w czasie rzeczywistym

Korzyści:

  • rozszerzenie zasobów informacyjnych w bazach danych dla dokumentów,
  • bardziej efektywne wykorzystanie posiadanych w przedsiębiorstwie baz danych.

Ilość dokumentacji tworzonej w formie papierowej wciąż  jest bardzo duża, co znacznie utrudnia sprawne funkcjonowanie firmy i zwiększa ponoszone koszty (pracowników, powierzchni, materiałów). Znacznie prościej jest operować elektronicznymi wersjami dokumentów w rozdzielczości przyjaznej do odczytania tekstu. Dzięki skanowaniu dokumentów papierowych, czyli tworzeniu cyfrowych obrazów, możliwe jest ich szybkie udostępnienie poprzez aplikację internetową, wyszukiwanie w elektronicznym repozytorium, tworzenie ewidencji bądź szczegółowa analiza treści.

Posiadanie elektronicznych wersji dokumentów to tylko pierwszy krok do wykorzystania informacji zawartych w oryginałach. Taka forma pliku daje możliwość dalszej obróbki, czyli poddania procesowi opisu dokumentu według z góry założonych kategorii i indeksów (patrz: Kategoryzacja i indeksacja) i zastosowania autorskiego systemu oraz technik walidacji danych, które dają możliwość pozyskania informacji i dalszego ich użycia (patrz: Pozyskiwanie danych).

Kategorie dokumentów mające być przedmiotem skanowania każdorazowo są ustalone z Klientem. Nie wyklucza to możliwości zlecenia udostępnienia elektronicznych wersji takich dokumentów, które nie zostały wcześniej zdigitalizowane.

Korzyści:

  • pozwala uniknąć żmudnego przeszukiwania tradycyjnych kartotek czy stert dokumentów,
  • błyskawiczny dostęp do niezbędnych dokumentów, takich jak umowy, projekty czy raporty,
  • możliwość przesłania dokumentów (bez dodatkowych kosztów) do wszystkich upoważnionych odbiorców,
  • brak kosztów zakupu profesjonalnego sprzętu do masowego skanowania, gwarantującego dużą wydajność i wysoką jakość,
  • ograniczenie wydatków związanych z czasem pracowników oddelegowanych do prac przy elektronicznym obiegu dokumentacji.

Klient otrzymuje od nas kompleksową obsługę swoich zasobów archiwalnych, nie angażując w to własnych pracowników, materiałów, czy powierzchni magazynowej.

docFlow wraz z dokumentami równocześnie przyjmuje na siebie konieczność zapewnienia Klientowi:

  • nowoczesnego archiwum zarządzanego przy użyciu najnowszych rozwiązań IT, które gwarantują, że w każdej chwili jesteśmy w stanie precyzyjnie wskazać miejsce przechowywania konkretnego, pojedynczego dokumentu, który może być przedmiotem wypożyczenia. Dokument w oryginale udostępniamy pocztą, kurierem zewnętrznym lub własnym transportem,
  • powierzchnię magazynową spełniającą rygorystyczne wymagania bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej (potwierdzone postanowieniem Dolnośląskiego Komendanta WPSP), systemu uprawnień i kontroli dostępu,
  • pomieszczenia przygotowanego specjalnie do przechowywania wartości pieniężnych, takich jak np. weksle oraz pojazd posiadający dodatkowe zabezpieczenia techniczne w postaci szyb kuloodpornych, modułu alarmowego wraz z systemem GPS, czy specjalistycznego pojemnika umożliwiającego bezpieczne i profesjonalne przewożenie wartości pieniężnych,
  • pomieszczenia przygotowanego do przechowywania dokumentacji kadrowo płacowej (potwierdzone zaświadczeniem Marszałka Województwa Dolnośląskiego).

Korzyści:

  • oszczędność czasu koniecznego do obsługi dokumentacji we własnym zakresie,
  • brak zaangażowania własnych zasobów informatycznych do tworzenia i utrzymania elektronicznego archiwum,
  • zasoby archiwalne są utrzymane w odpowiedniej strukturze i porządku,
  • brak kosztów związanych z utrzymaniem własnego archiwum,
  • przeniesienie ryzyka związanego z odpowiednim przechowywaniem dokumentacji na docFlow.