Działania dla klienta z branży leasingowej

W ramach współpracy z firmami działającymi w branży leasingowej mamy do czynienia zarówno z dokumentacją powstającą przy zawieraniu umowy leasingowej, jak i tą, która powstaje w trakcie obowiązywania umowy. Osobną kategorią jest dokumentacja opcjonalna.

docflow_dla_leasingu

Dokumentacja powstająca przy zawieraniu umowy leasingowej.

Są to dokumenty umowy i towarzyszące im załączniki oraz dokumentacja specjalna, która wymaga odrębnego procesu obiegu, przechowywania i wypożyczania. Zaliczają się do niej karty pojazdu oraz weksle.

Cała dokumentacja jest wysyłana do nas kurierem przez klienta lub jego partnerów biznesowych. Kuriera można zamówić poprzez portal docFlow, dzięki czemu obie strony mogą śledzić drogę przesyłki.

Dokumenty umowy są weryfikowane przez naszych pracowników zarówno pod kątem kompletności, jak i zgodności danych. W razie potrzeby wykonywane przez nas czynności są odnotowywane również w systemie klienta.

Po zarejestrowaniu dokumentów dzielimy je na trzy grupy:

  • karta pojazdu trafia do wydzielonego zasobu archiwizacyjnego, gdzie funkcja szybkiego dostępu pozwala realizować zamówienia na jej wypożyczenia w krótkim czasie,
  • weksel trafia do wydzielonego bezpiecznego archiwum dla dokumentacji specjalnej z ograniczonym dostępem,
  • dokumenty umowy wraz z załącznikami trafiają do pudła archiwizacyjnego dedykowanego danej firmie leasingowej.

Cała zarejestrowana dokumentacja jest dostępna z poziomu portalu docFlow. Klient ma możliwość przeglądania listy dokumentów dotyczących konkretnej umowy leasingowej oraz informacji o umowach, do których są przypisane określone przez niego typy dokumentów.
Ponadto w ramach naszych usług:

  • odsyłamy jeden egzemplarz umowy leasingowej do leasingobiorcy,
  • niszczymy notarialnie weksle po wygaśnięciu umowy leasingu,
  • odsyłamy karty pojazdu po wygaśnięciu umowy na wskazany przez leasingodawcę adres.

Dokumentacja powstająca w trakcie obowiązywania umowy

Jest to przede wszystkim dokumentacja uzupełniająca w postaci: nowej polisy, aneksów, cesji lub pism reklamacyjnych od leasingobiorców. Rejestrujemy ją, skanujemy i przypisujemy do konkretnej umowy leasingowej. Następnie odsyłamy dokumenty do klienta lub archiwizujemy je w taki sposób, aby były umieszczone w pierwszym wolnym pudle, które jest przypisane do danego leasingodawcy.

Dokumentacja opcjonalna

Do tej grupy zaliczamy specyficzny typ dokumentu jakim jest mandat. Opracowaliśmy proces, w ramach którego wszystkie mandaty z terenu Europy trafiają do nas. Rejestrujemy je, skanujemy i przypisujemy do konkretnej umowy leasingowej.
Następnie zgłaszamy właściwej instytucji, kto jest faktycznym użytkownikiem auta. Nasz klient otrzymuje natomiast komplet informacji na temat mandatu, sposobu udzielenia odpowiedzi, terminach i treści.

Powrót do listy
  • 24/7 dostęp do dokumentów
  • 48h udostępnianie oryginałów
  • 100% uporządkowanej dokumentacji
  • -78% powierzchnia dokumentów w biurze

Porozmawiajmy o outsourcingu

pic1

Biuro Sprzedaży

Skontaktuj się

Inne case studies

docflow_ksiegowosc_dokumenty
Case study

Pozyskiwanie danych na przykładzie działań dla firmy księgowej

Poznaj szczegóły
docflow windykacja
Case study

Pozyskiwanie danych na przykładzie działań dla firmy windykacyjnej

Poznaj szczegóły

Zaufali nam:

  • idea-getin-leasing_sm
  • logo-altus_sm
  • logo-taxcare_sm
  • logo_hoist_sm